Centro de Urgência 5W2H
A instituição onde sete perguntas simples se transformam em um caso de internação coletiva.
Nunca ouviu falar em 5W2H? Não se assuste. Apesar do nome parecer senha de fila de padaria, ele é apenas uma metodologia de planejamento criada para organizar ações de forma simples. O método ajuda equipes a estruturar um plano de ação, definir responsabilidades, prazos, custos e a execução de projetos por meio de apenas sete perguntas.
Na teoria, o 5W2H serve para reduzir dúvidas, melhorar a comunicação e aumentar a produtividade. Na prática... algumas empresas conseguem transformar uma ferramenta feita para simplificar em um verdadeiro hospital da burocracia.
O que é 5W2H?
O nome vem das iniciais de sete perguntas em inglês que ajudam qualquer equipe a organizar um projeto:
- What? O que será feito?
- Why? Por que será feito?
- Who? Quem será o responsável?
- When? Quando será executado?
- Where? Onde será realizado?
- How? Como será feito?
- How Much? Quanto vai custar?
Pronto. Era isso. Não precisava de pós-graduação, MBA nem uma reunião de duas horas. Bastava responder essas sete perguntas e começar a trabalhar.
Mas foi justamente aí que tudo deu errado.
Ala 1 — O Paciente do "Who"
— Quem é o responsável?
— Todos.
O médico apenas faz uma anotação no prontuário e suspira.
Diagnóstico: responsabilidade compartilhada em estágio terminal.
Ala 2 — O Surto do "When"
— Quando fica pronto?
— O quanto antes.
— E isso significa...?
— O quanto antes.
O paciente repete a resposta olhando fixamente para um gráfico de Gantt.
Ala 3 — A Síndrome do "How"
— Como vamos fazer?
— Precisamos alinhar com as áreas.
— Certo... mas como?
— Alinhando.
O paciente é encaminhado imediatamente para a sala de reunião número 14.
Ala 4 — O Caso Perdido do "How Much"
— Quanto vai custar?
— Ainda estamos levantando.
O mesmo paciente faz essa afirmação há oito meses.
A Ala VIP da Burocracia
É onde ficam os casos mais curiosos do hospital. Pacientes que acreditam que, quanto maior o documento, melhor o planejamento.
Um 5W2H de sete linhas nunca parece suficiente. O objetivo deixa de ser organizar um plano de ação e passa a ser produzir páginas e mais páginas que, no fim, ninguém consulta novamente.
Por que o 5W2H funciona?
Apesar da sátira, o 5W2H continua sendo uma das metodologias de gestão mais eficientes para organizar projetos, distribuir responsabilidades e estruturar um plano de ação. Sua simplicidade é justamente sua maior qualidade.
O problema nunca foi a ferramenta. O problema começa quando empresas adicionam camadas de burocracia, reuniões intermináveis, aprovações em excesso e documentos que servem apenas para alimentar outros documentos.
As sete perguntas continuam as mesmas, mas as respostas passam por comitês, planilhas, apresentações e revisões que pouco contribuem para a execução. O planejamento deixa de servir às pessoas e passa a servir ao próprio processo.
Existe cura?
Existe. Ela começa quando lembramos que o objetivo do 5W2H nunca foi criar um documento bonito, um PowerPoint de cinquenta slides ou um formulário impossível de preencher.
O verdadeiro propósito da metodologia sempre foi ajudar alguém a saber exatamente o que fazer, por que fazer, quem fará, quando acontecerá, onde será executado, como será realizado e quanto custará, sem precisar marcar outra reunião para descobrir.
Se depois de responder às sete perguntas você ainda precisa agendar uma reunião para explicar o documento... talvez o paciente não seja o projeto.
