A instituição onde sete perguntas simples se transformam em um caso de internação coletiva.
Nunca ouviu falar em 5W2H? não se assuste. Apesar do nome parecer senha de fila de padaria, ele é só uma metodologia de planejamento. A ideia é rrrrridiculamente simples: antes de começar qualquer projeto, responda sete perguntas.
- What? O que será feito?
- Why? Por que será feito?
- Who? Quem será o responsável?
- When? Quando será executado?
- Where? Onde será realizado?
- How? Como será feito?
- How Much? Quanto vai custar?
Pronto. Era isso. Não precisava de pós-graduação, MBA, nem uma reunião de duas horas.
Só responder essas sete perguntas e começar a trabalhar.
Mas foi justamente aí que tudo deu errado.
Ala 1 (O Paciente do "Who")
— Quem é o responsável?
— Todos.
O médico apenas faz uma anotação no prontuário e suspira.
Diagnóstico: responsabilidade compartilhada em estágio terminal.
Ala 2 (O Surto do "When")
— Quando fica pronto?
— O quanto antes.
— E isso significa...?
— O quanto antes.
O paciente repete a resposta olhando fixamente para um gráfico de Gantt.
Ala 3 (A Síndrome do "How")
— Como vamos fazer?
— Precisamos alinhar com as áreas.
— Certo... mas como?
— Alinhando.
O paciente é encaminhado imediatamente para a sala de reunião número 14.
Ala 4 (O Caso Perdido do "How Much")
— Quanto vai custar?
— Ainda estamos levantando.
O mesmo paciente faz essa afirmação há oito meses.
A Ala VIP
É onde ficam os casos mais curiosos do hospital. Pacientes que acreditam que, quanto maior o documento,
melhor o planejamento. Um 5W2H de sete linhas nunca parece suficiente. O objetivo deixa de ser organizar
uma ação e passa a ser produzir páginas e mais páginas que, no fim, ninguém consulta novamente.
No fim das contas, o problema nunca foi o 5W2H. Ele continua sendo uma das ferramentas mais simples e úteis
para organizar um plano de ação. O problema começa quando uma metodologia criada para simplificar acaba sendo
usada para complicar. As sete perguntas continuam as mesmas, mas as respostas ganham camadas de burocracia,
revisões, aprovações e documentos que pouco contribuem para a execução. O plano deixa de servir às pessoas e
passa a servir ao próprio processo.
A boa notícia é que existe cura. Ela começa quando lembramos que o objetivo do 5W2H nunca foi criar um documento
bonito. Foi ajudar alguém a saber exatamente o que fazer, por que fazer e quem fará, sem precisar marcar outra
reunião para descobrir.
